Organizacja imprez masowych i organizacja koncertów to wyjątkowe wyzwania eventowe. Oba typy wydarzeń obarczone są dużym ryzykiem, ale jednocześnie niosą ogromne korzyści dla firm i marek. Zagrożeń jest sporo, ale i sporo profitów. Ponieważ zasady organizacyjne wydarzeń, w których bierze udział więcej niż 1000 osób, reguluje ustawa, organizacja imprez masowych i organizacja koncertów o dużych zasięgach wymagają znajomości wielu zasad i ich konsekwentnej realizacji — krok po kroku.
- Organizacja imprez masowych to masa formalności w urzędach. Zaangażowane będzie większość miejskich służb porządkowych przypisanych do miejsca, w którym organizujesz wydarzenie. Policja, pogotowie, straż pożarna, urząd miasta, sanepid… lista jest długa, a jej odhaczanie zgodnie z przepisami żmudne i czasochłonne. Wymaga wprawy w prawidłowym formułowaniu dokumentów.
- Organizacja imprez masowych to multum ustawowych obowiązków, których niespełnienie owocuje brakiem pisemnej zgody na organizację. Jeśli miasto odmawia pozwolenia, a Ty zaprosiłeś już uczestników, bądź sprzedałeś bilety, znajdziesz się w bardzo trudnym położeniu. W przypadku niedopełnienia obowiązków Twoje wydarzenie może zostać odwołane nawet w trakcie jego trwania, ku zaskoczeniu wszystkich uczestników, artystów i podwykonawców. Niektórzy z nich mogą wnioskować o wyciągnięcie konsekwencji wobec organizatorów — odszkodowań czy zwrotu poniesionych kosztów.
- Organizacja imprez masowych to presja działania w konkretnym czasie i miejscu. Tu nie ma szans na powtórki i poprawki. Źle wystrzelone fajerwerki? Nie można zrobić dubla — właśnie wyrzuciłeś kilkanaście tysięcy złotych. Artysta nie chce wyjść na scenę? Jeśli nie spełniłeś jego wymagań riderowych, ma prawo nie wystąpić, a tym samym ucierpi PR Twojej firmy.
- Organizacja imprez masowych dotyczy każdego wydarzenia, w którym bierze udział więcej niż 1000 osób? Nie. Od tej zasady są pewne wyjątki. Chodzi o wydarzenia religijne, sportowe, wewnętrzne imprezy firmowe, czy wydarzenia w pomieszczeniach zamkniętych.
- Organizacja imprez masowych to coś, co może wymagać pomocy specjalisty cechującego się odpowiedzialnością i wiedzą. Konsekwencje nieprawidłowego przygotowania imprezy masowej są ogromne — od kar finansowych po odpowiedzialność karną!
- Organizacja imprez masowych to w końcu także genialny pomysł na promocję. Tytularny sponsor wydarzenia masowego lub koncertu zyskuje na rozpoznawalności i sympatii. Czerpie zyski, jakie przynosi tzw. ekwiwalent reklamowy płynący z generujących się doniesień medialnych w prasie, telewizji, social mediach.
Organizacja imprezy masowej z The Big Thing to kompleksowa obsługa wydarzeń lub danego wycinka pracy. Możemy wziąć na siebie całość lub zająć się zakresem, który z jakiegoś powodu jest dla Ciebie trudny lub niewygodny:
- wizja lokalna owocująca zaopiniowaniem terenu
- opracowanie pełnej dokumentacji — zgłoszenie do służb, opracowanie map, wszystkie procedury
- kontakt ze służbami przed wydarzeniem i na miejscu
- współpraca z urzędami miast i gmin
- pomoc w konstruowaniu ofert fundraisingowych
- project management — zarządzanie komunikacją i realizacją projektu, pilnowanie terminów
- koordynacja w dniu wydarzenia
- organizacja koncertów i wydarzeń dodatkowych
- obsługa sceny
- opracowanie trzymającego tempo i napięcie scenariusza imprezy
- dopilnowanie realizacji celów biznesowych podczas imprezy (branding, konferansjerka)
Rodzaje imprez masowych, które organizuje The Big Thing:
- dni miast
- imprezy sportowe
- festiwale miejskie
- festiwale ogólnopolskie
- organizacja koncertów plenerowych
- organizacja koncertów w salach koncertowych, klubach i przestrzeniach nietypowych
Organizacja koncertów — priorytetem jest bezpieczeństwo
Organizacja koncertów wymaga wysokich standardów w zakresie ochrony. Chodzi zarówno o bezpieczeństwo uczestników i organizatora.
- odpowiednia ilość dróg ewakuacyjnych
- umiejętne reagowanie na wybuch paniki zbiorowej
- dobry briefing i łączność z firmą ochroniarską
- odpowiednia, bezpieczna konstrukcja sceny, montażu oświetlenia i nagłośnienia
Organizacja koncertów
Organizacja koncertów to wieloaspektowy proces. Potrafimy zgrywać wszystkie z elementów tej skomplikowanej układanki. Znamy się na papierkowej robocie związanej z organizacją imprez masowych, znamy się na technologii scenicznej, mamy ogromne doświadczenie w rozmowach i negocjacjach z artystami.
Organizacja koncertów z The Big Thing to kompleksowa usługa lub doradztwo. Możliwe jest także outsourcowanie dowolnie określonego zakresu:
- dobór artystów i obiektów
- negocjowanie umów i pól eksploatacji wizerunku
- ustalenia riderowe — wymagania poszczególnych artystów
- tworzenie ploty sceniczny
- przeprowadzenie prób
- obsługa logistyczna artystów
- technika sceniczna i multimedia
- efekty sceniczne
- branding sceny
- scenariusz prób, przepinek i realizacji
- dobór podwykonawców — jakościowo i ekonomicznie
- stage management
Outdoor i indoor
- festiwalowe
- koncerty promocyjne
- jubileusze i rocznice
- świąteczne
- koncerty mega gwiazd
- koncerty orkiestrowe
- koncerty specjalne, dedykowane
Sprawdzona baza współpracowników i podwykonawców
Organizacja koncertów i imprez masowych oznacza konieczność współpracy z wieloma firmami z branży eventowej. Z przyjemnością polecimy Ci osoby i firmy, z którymi dobrze się nam współpracowało i których wysoko oceniali nasi klienci.
- Catering – niezależnie od tego czy zależy Ci na cateringu w stylu fit i eko, czy poszukujesz firmy zdolnej obsłużyć piwną biesiadę, mamy sprawdzone kontakty.
- Oświetlenie i nagłośnienie – duże i małe sceny, sprzęt spełniający indywidualne, często wygórowane oczekiwania riderowe artystów.
- Multimedia – spektakularne mappingi 3D, instalacje ledowe i zachwycające wizualizacje? Mamy sprawdzone kontakty.
- Wizja kamerowe i zdjęcia – czy szukasz profesjonalistów od wizji kamerowej, którzy mają na swoim koncie telewizyjne doświadczenie i sprzęt na światowym poziomie, czy fotografa, którego czujne oko uchwyci najważniejsze momenty na potrzeby dokumentacji, mamy sprawdzone kontakty.
- Social media i PR – czy szukasz freelancera do obsługi strony wydarzenia, czy dużej agencji, z potężnym portfolio. Mamy sprawdzone kontakty.
Szkolenia i doradztwo
Pamiętaj, że możesz skorzystać z naszego know-how nawet, jeśli nie podejmiemy współpracy realizacyjnej. Wielokrotnie doradzaliśmy naszym klientom, w jaki sposób mogą zabrać się za organizację imprez masowych i organizację koncertów, wykorzystując własne zasoby kadrowe. Przeszkoliliśmy w tym zakresie wielu event managerów, a nawet pracowników instytucji kultury i urzędów miast.
Organizacja koncertu / organizacja imprezy masowej?
Zadzwoń i porozmawiaj z nami o Twoich oczekiwaniach dotyczących zakresu i charakteru współpracy z nami przy organizacji Twojej imprezy.