Regulamin świadczenia usług

THE BIG THING S.C. PAWEŁ KORDYŚ MAREK KIWER

§1. DEFINICJE I INTERPRETACJA

„Administrator Danych Osobowych” (ADO) – Klient, który przekazuje Usługodawcy Bazę Adresową i pozostaje administratorem tych danych w rozumieniu RODO.
„Baza Adresowa” – zbiór danych osobowych odbiorców końcowych (w szczególności: imię, nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, e-mail) przekazany przez Klienta w celu realizacji Wysyłki Influencerskiej.
„Brief” – dokument zawierający pytania Usługodawcy dotyczące szczegółowych potrzeb Klienta, stanowiący podstawę do przygotowania Oferty.
„Dzień Roboczy” – każdy dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.
„Klient” – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która korzysta z Usług Usługodawcy.
„Materiały Klienta” – wszelkie treści, pliki, grafiki, logotypy, zdjęcia, teksty, projekty, produkty, opakowania oraz inne elementy dostarczone Usługodawcy przez Klienta lub wskazane do wykorzystania przy realizacji Zamówienia, do których Klient posiada prawa lub licencje niezbędne do ich użycia.
„Oferta” – propozycja cenowa i specyfikacja Usług przygotowana przez Usługodawcę na podstawie Briefu, obejmująca plik z wyceną oraz prezentację Wizualizacji poglądowych.
„Procesor” – Usługodawca w zakresie, w jakim przetwarza dane osobowe w imieniu i na polecenie Klienta.
„Raport” – dokument podsumowujący realizację Zamówienia, zawierający w szczególności informacje o statusach doręczeń przesyłek.
„Regulamin” – niniejszy dokument określający zasady świadczenia Usług przez Usługodawcę.
„Usługi” – ogół usług świadczonych przez Usługodawcę, w szczególności: organizacja i obsługa eventów, tworzenie i wysyłka paczek prezentowych i PR-owych, wysyłki influencerskie, działania z zakresu influencer marketingu, konfekcjonowanie, pakowanie oraz raportowanie kampanii.
„Usługodawca” – THE BIG THING S.C. PAWEŁ KORDYŚ MAREK KIWER z siedzibą w Krakowie, ul. Oboźna 31/3, 30-011 Kraków, NIP: 6772435706, REGON: 380566879.
„Wizualizacja” – graficzna prezentacja poglądowa produktów lub zestawów, mająca charakter orientacyjny i niestanowiąca zobowiązania do uzyskania identycznego efektu końcowego.
„Wysyłka Influencerska” – usługa polegająca na wysyłce paczek z materiałami reklamowymi, upominkami lub gadżetami promocyjnymi bezpośrednio do influencerów lub innych odbiorców końcowych wskazanych przez Klienta.
„Zamówienie” – zlecenie Klienta dotyczące realizacji Usług, złożone w formie pisemnej lub dokumentowej (e-mail), potwierdzone przez Usługodawcę.

§2. ZAKRES USŁUG

Usługodawca świadczy usługi w następującym zakresie:
1. organizacja i kompleksowa obsługa eventów firmowych, konferencji i imprez promocyjnych;
2. projektowanie, tworzenie i wysyłka paczek prezentowych, PR-owych i upominkowych;
3. wysyłki influencerskie – przygotowanie i wysyłka paczek bezpośrednio do influencerów i odbiorców końcowych z Bazy Adresowej Klienta;
4. konfekcjonowanie, pakowanie i kompletowanie zestawów promocyjnych;
5. znakowanie produktów (nadruk, grawer, haft i inne techniki);
6. raportowanie kampanii wysyłkowych (status doręczeń, daty, numery przesyłek);
7. inne usługi marketingowe i logistyczne uzgodnione indywidualnie z Klientem.
Informacje prezentowane na stronie internetowej www.bigthing.pl mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.
Szczegółowy zakres, warunki i termin realizacji każdej Usługi są ustalane indywidualnie z Klientem i potwierdzane w formie dokumentowej.
Usługodawca obsługuje wysyłki wyłącznie na terenie Polski oraz krajów Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

§3. ZASADY SKŁADANIA I POTWIERDZANIA ZAMÓWIEŃ

Klient kontaktuje się z Usługodawcą:
1. telefonicznie: 697671850, 607315611
2. mailowo: biuro@bigthing.pl;
3. osobiście (podczas spotkań lub wydarzeń branżowych).
Po otrzymaniu zapytania Usługodawca przesyła Klientowi Brief zawierający pytania dotyczące:
1. potrzeb i oczekiwań Klienta;
2. ilości zamawianych produktów;
3. sposobu znakowania (nadruk, grawer, haft itp.);
4. koncepcji wizualnej;
5. sposobu dostawy i pakowania;
6. terminu realizacji.
Na podstawie wypełnionego Briefu Usługodawca przygotowuje Ofertę obejmującą:
1. wycenę w formie pliku XLSX lub PDF;
2. prezentację z Wizualizacjami poglądowymi.
Wizualizacje mają charakter wyłącznie orientacyjny. Ostateczny efekt może różnić się od prezentacji ze względu na:
1. stosowaną technologię i maszyny;
2. różnice kolorystyczne między wizualizacją cyfrową a nadrukiem fizycznym;
3. konieczność zmiany lokalizacji znakowania, jeśli próbne znakowanie okaże się niemożliwe w pierwotnie założonym miejscu;
4. właściwości materiałów użytych do produkcji.
Klient akceptuje Ofertę poprzez przesłanie wiadomości e-mail zawierającej jednoznaczne oświadczenie woli, np. „Akceptuję ofertę i oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem współpracy oraz akceptuję jego treść. „, „Proszę o realizację i oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem współpracy oraz akceptuję jego treść.” lub równoważne.
W przypadku zgłoszenia przez Klienta zmian (ilości, specyfikacji, zakresu) Usługodawca przygotowuje skorygowaną Ofertę. Proces akceptacji powtarza się zgodnie z pkt 5.
Umowa o świadczenie Usług zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przez Usługodawcę przyjęcia Zamówienia do realizacji, co następuje w formie dokumentowej (e-mail).
Oferta jest ważna przez okres 14 dni od dnia jej przesłania, chyba że Usługodawca wskazał inny termin. Po upływie tego terminu Usługodawca nie jest związany warunkami Oferty.
Rozpoczęcie przez Usługodawcę realizacji Zamówienia przed formalnym potwierdzeniem jest równoznaczne z akceptacją Zamówienia przez obie Strony na warunkach określonych w Ofercie.

§4. PRAWA I OBOWIĄZKI STRON

Usługodawca zobowiązuje się do:
1. realizacji Usług z należytą starannością, zgodnie z przyjętym Zamówieniem;
2. dochowania terminów określonych w Zamówieniu, z zastrzeżeniem okoliczności niezależnych od Usługodawcy;
3. informowania Klienta o istotnych okolicznościach mogących wpłynąć na realizację Zamówienia;
4. zachowania poufności informacji przekazanych przez Klienta;
5. przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami RODO i niniejszym Regulaminem.
Klient zobowiązuje się do:
1. terminowego przekazywania kompletnych i prawidłowych informacji niezbędnych do realizacji Zamówienia;
2. terminowego przekazywania Materiałów Klienta (logotypy, grafiki, pliki produkcyjne) w odpowiedniej jakości i formatach;
3. weryfikacji i akceptacji projektów oraz Wizualizacji przed rozpoczęciem produkcji;
4. terminowej zapłaty wynagrodzenia zgodnie z warunkami płatności;
5. przekazywania Bazy Adresowej pozyskanej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO;
6. współpracy z Usługodawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji Zamówienia.

Usługodawca ma prawo do:
1. odmowy przyjęcia Zamówienia bez podania przyczyny;
2. wstrzymania realizacji Zamówienia w przypadku opóźnienia w płatności lub braku współpracy ze strony Klienta;
3. żądania zaliczki lub przedpłaty przed rozpoczęciem realizacji;
4. wprowadzenia zmian technicznych niezbędnych do prawidłowej realizacji Zamówienia, po uprzednim poinformowaniu Klienta;
5. wykorzystania realizacji do celów referencyjnych i portfolio, chyba że Klient zastrzeże poufność.
Klient ma prawo do:
1. otrzymania Oferty i Wizualizacji przed akceptacją Zamówienia;
2. zgłaszania uwag do projektów przed rozpoczęciem produkcji;
3. uzyskania informacji o statusie realizacji Zamówienia;
4. otrzymania Raportu po zakończeniu Wysyłki Influencerskiej;
5. składania reklamacji zgodnie z §10 Regulaminu.

§5. ZASADY REALIZACJI

Przed rozpoczęciem produkcji Klient zobowiązany jest do ostatecznego zatwierdzenia:
1. projektu graficznego i/lub wizualizacji;
2. ilości i specyfikacji produktów;
3. terminu realizacji.

Akceptacja projektu przez Klienta oznacza, że Klient ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy w zaakceptowanych materiałach, w tym błędy ortograficzne, merytoryczne oraz w logotypach.
W przypadku zamówień obejmujących produkcję Usługodawca dopuszcza tolerancję ilościową w wysokości +/- 5% zamówionej ilości, co wynika ze specyfiki procesów produkcyjnych. Rozliczenie następuje według rzeczywistej ilości dostarczonej.
Termin realizacji liczony jest od dnia:
1. otrzymania przez Usługodawcę wszystkich niezbędnych materiałów i informacji od Klienta oraz akceptacji projektu przez Klienta;
  lub
2. zaksięgowania zaliczki lub przedpłaty, jeśli była wymagana.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji w przypadku:
1. opóźnień w dostarczeniu materiałów przez Klienta;
2. wprowadzenia zmian przez Klienta po akceptacji projektu;
3. okoliczności niezależnych od Usługodawcy (siła wyższa, opóźnienia dostawców).
Dostawa realizowanych Usług odbywa się:
1. osobiście (odbiór przez Klienta);
2. za pośrednictwem firmy kurierskiej wybranej przez Usługodawcę;
3. w ramach Wysyłki Influencerskiej – bezpośrednio do odbiorców końcowych.
Ryzyko utraty lub uszkodzenia produktów przechodzi na Klienta:
1. w momencie odbioru osobistego;
2. w momencie przekazania przesyłki firmie kurierskiej – w przypadku wysyłki na adres Klienta;
3. w momencie przekazania przesyłki firmie kurierskiej – w przypadku Wysyłki Influencerskiej.
Odbiór produktów lub usług bez zastrzeżeń, w tym brak zgłoszenia reklamacji w terminie z §10 ust.1, oznacza ich przyjęcie jako należycie wykonane.

§6. ZASADY WYSYŁEK INFLUENCERSKICH

Wysyłka Influencerska obejmuje:
1. przyjęcie i przetworzenie Bazy Adresowej przekazanej przez Klienta;
2. przygotowanie paczek zgodnie ze specyfikacją Zamówienia;
3. konfekcjonowanie i pakowanie produktów;
4. nadanie przesyłek za pośrednictwem operatora pocztowego lub firmy kurierskiej;
5. przygotowanie Raportu zawierającego: daty wysyłek, numery przesyłek, statusy doręczeń.

Klient przekazuje Bazę Adresową w formie pliku elektronicznego zawierającego co najmniej: imię i nazwisko odbiorcy, pełny adres dostawy oraz numer telefonu kontaktowego.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
1. błędy w danych adresowych przekazanych przez Klienta;
2. niedoręczenie przesyłki spowodowane błędnym lub niepełnym adresem;
3. odmowę przyjęcia przesyłki przez odbiorcę.
Składając Zamówienie obejmujące Wysyłkę Influencerską, Klient oświadcza i gwarantuje, że:
1. jest uprawniony do przekazania danych osobowych zawartych w Bazie Adresowej;
2. dane zostały pozyskane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym RODO;
3. posiada odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania tych danych w celu wysyłki;
4. poinformował osoby, których dane dotyczą, o możliwości przekazania ich danych podmiotom realizującym wysyłkę.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za sposób wykorzystania paczek przez odbiorców końcowych, w tym za:
1. publikacje w mediach społecznościowych (lub ich brak);
2. treść i charakter publikacji dotyczących otrzymanych produktów;
3. działania promocyjne lub reklamowe podejmowane przez odbiorców.

Termin realizacji Wysyłki Influencerskiej jest ustalany indywidualnie i liczony od dnia przekazania kompletnej Bazy Adresowej oraz dostarczenia produktów do magazynu Usługodawcy (jeśli dotyczy).
Po zakończeniu wysyłki Usługodawca na żądanie Klienta przekazuje Klientowi Raport w terminie do 5 Dni Roboczych od nadania ostatniej przesyłki. Raport zawiera:
1. liczbę nadanych przesyłek;
2. numery listów przewozowych;
3. statusy doręczeń (na podstawie informacji od operatora kurierskiego).
Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji Wysyłki Influencerskiej w przypadku:
1. produktów niedozwolonych w obrocie lub wyłączonych z przewozu;
2. produktów wymagających szczególnych warunków transportu, których Usługodawca nie jest w stanie zapewnić;
3. uzasadnionych wątpliwości co do legalności pozyskania Bazy Adresowej.
Klient przyjmuje do wiadomości, że paczki wykorzystywane w ramach Wysyłek Influencerskich mogą generować obowiązki w zakresie gospodarki odpadami i BDO po stronie Klienta lub odbiorców. Usługodawca nie odpowiada za wypełnianie obowiązków publicznoprawnych Klienta w tym zakresie, chyba że strony postanowią inaczej na piśmie.

§7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Usługodawca realizuje Usługi z należytą starannością wymaganą od profesjonalisty w branży marketingowej i eventowej.
Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ograniczona jest wyłącznie do rzeczywiście poniesionej szkody . Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści ani za szkody pośrednie, wtórne, szczególne ani wynikowe (w tym utratę reputacji, danych, kontraktów) Klienta.
Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu realizacji danego Zamówienia nie może przekroczyć wartości wynagrodzenia netto należnego za to Zamówienie.
Ograniczenia odpowiedzialności określone w pkt 2 i 3 nie mają zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa Usługodawcy.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za różnice między Wizualizacją a produktem końcowym wynikające z:
1. ograniczeń technicznych procesu produkcji i znakowania;
2. różnic w odwzorowaniu kolorów między ekranem a nadrukiem;
3. właściwości fizycznych materiałów (tekstura, chłonność, elastyczność);
4. konieczności zmiany lokalizacji lub technologii znakowania z przyczyn technicznych.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
1. działania lub zaniechania firm kurierskich i operatorów pocztowych, w tym opóźnienia w dostawie, uszkodzenia lub utratę przesyłek w transporcie;
2. działania influencerów lub innych odbiorców końcowych, w tym brak publikacji, publikacje negatywne lub niezgodne z oczekiwaniami Klienta;
3. odmowę przyjęcia przesyłki przez odbiorcę;
4. działania dostawców produktów i materiałów.
Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za legalność, bezpieczeństwo, jakość oraz zgodność z prawem produktów przekazanych Usługodawcy w celu znakowania, konfekcjonowania lub wysyłki. Dotyczy to w szczególności: żywności, suplementów diety, kosmetyków, alkoholu, elektroniki, produktów domowej produkcji oraz wszelkich materiałów reklamowych.
Usługodawca nie weryfikuje składu, oznakowania, certyfikatów, spełnienia wymogów sanitarno-higienicznych, dopuszczenia do obrotu ani bezpieczeństwa produktów powierzonych przez Klienta.
Odpowiedzialność za spełnienie wszelkich wymogów prawnych, w tym oznakowania, wymogów żywnościowych, ostrzeżeń, BDO, akcyzy, wymogów kosmetycznych, deklaracji zgodności oraz instrukcji użytkowania – spoczywa wyłącznie na Kliencie.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki związane z użyciem lub spożyciem produktu powierzonego przez Klienta, ani za szkody wynikające z wad jakościowych lub niezgodności produktu z obowiązującymi przepisami.
W przypadku wysyłki żywności, alkoholu lub produktów wymagających szczególnych warunków transportu Klient oświadcza, że produkty te spełniają wymagania prawa żywnościowego, sanitarnego i transportowego oraz nadają się do wysyłki.
W przypadku znakowania na materiale powierzonym Usługodawca odpowiada wyłącznie za staranne wykonanie usługi znakowania. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
1. wady, uszkodzenia lub ubytki wynikłe z jakości, właściwości lub wad produktu powierzonego,
2. różnice kolorystyczne, niedokładności lub ograniczenia techniczne wynikające z właściwości powierzchni lub materiału Klienta.
Klient zobowiązuje się do zabezpieczenia Usługodawcy przed wszelkimi roszczeniami osób trzecich związanymi z produktem powierzonym, w tym roszczeniami z tytułu szkody, naruszenia przepisów, odpowiedzialności produktowej lub wad towaru.
Klient ponosi pełną odpowiedzialność za legalność pozyskania i przekazania Bazy Adresowej. W przypadku roszczeń osób trzecich związanych z przetwarzaniem danych z Bazy Adresowej, Klient zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z odpowiedzialności i pokryć wszelkie koszty z tym związane.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług spowodowane okolicznościami niezależnymi od Usługodawcy, w szczególności:
1. siłą wyższą (klęski żywiołowe, epidemie, działania wojenne, strajki);
2. awariami systemów informatycznych lub telekomunikacyjnych;
3. decyzjami organów władzy publicznej;
4. opóźnieniami w dostawie materiałów przez zewnętrznych dostawców.
W przypadku wystąpienia okoliczności mogących wpłynąć na realizację Zamówienia, Usługodawca niezwłocznie informuje Klienta o zaistniałej sytuacji i przewidywanych skutkach.

§8. PRAWA AUTORSKIE I WIZERUNEK

Klient oświadcza, że posiada pełne prawa autorskie lub stosowne licencje do materiałów przekazywanych Usługodawcy (logotypy, grafiki, zdjęcia, teksty) i jest uprawniony do ich wykorzystania w ramach realizacji Zamówienia.
Klient zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z wszelkiej odpowiedzialności w przypadku roszczeń osób trzecich związanych z naruszeniem praw autorskich, praw własności przemysłowej lub innych praw własności intelektualnej w związku z materiałami przekazanymi przez Klienta.
Projekty graficzne, wizualizacje i materiały stworzone przez Usługodawcę na potrzeby realizacji Zamówienia pozostają własnością Usługodawcy do momentu pełnej zapłaty wynagrodzenia. Z chwilą zapłaty Klient nabywa licencję niewyłączną na wykorzystanie tych materiałów w zakresie określonym w Zamówieniu. Klient nie jest uprawniony do modyfikowania projektów w sposób naruszający ich charakter lub reputację Usługodawcy.
Przeniesienie majątkowych praw autorskich do projektów wymaga odrębnego pisemnego porozumienia i może wiązać się z dodatkowym wynagrodzeniem.
Usługodawca nie nabywa i nie przetwarza praw do wizerunku influencerów ani innych odbiorców końcowych. Wszelkie kwestie związane z wykorzystaniem wizerunku odbiorców w materiałach marketingowych Klienta leżą wyłącznie po stronie Klienta.
Usługodawca ma prawo do wykorzystania zrealizowanych projektów w swoim portfolio i materiałach referencyjnych, chyba że Klient zastrzeże poufność realizacji przed rozpoczęciem prac.

§9. DANE OSOBOWE I RODO

Postanowienia ogólne:
1. W zakresie danych osobowych przekazywanych przez Klienta w ramach realizacji Usług, w szczególności w ramach Wysyłek Influencerskich, Klient występuje jako Administrator Danych Osobowych (ADO), a Usługodawca jako podmiot przetwarzający (Procesor) w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).
2. Administratorem danych osobowych Klientów (osób kontaktowych, przedstawicieli) jest Usługodawca. Dane te są przetwarzane w celu realizacji Usług, rozliczeń oraz kontaktu z Klientem.
Powierzenie przetwarzania danych
1. Obowiązek zawierania umów powierzenia przetwarzania danych wynika bezpośrednio z art. 28 RODO. Akceptacja niniejszego Regulaminu oraz złożenie Zamówienia obejmującego przekazanie danych osobowych odbiorców końcowych stanowi zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy Klientem (ADO) a Usługodawcą (Procesorem).
2. Usługodawca przetwarza powierzone dane osobowe wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do realizacji Usług, obejmujących w szczególności: przygotowanie, konfekcjonowanie, pakowanie i wysyłkę paczek, przygotowanie listów przewozowych i etykiet adresowych, prowadzenie ewidencji wysyłek oraz raportowanie statusów doręczeń.
3. Powierzone dane obejmują w szczególności: imię, nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail oraz – jeśli przekazane – nazwę firmy odbiorcy.
4. Dane przetwarzane są przez okres realizacji danego Zamówienia oraz nie dłuższy niż 30 dni po jego zakończeniu, chyba że Klient postanowi inaczej lub przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.
5. Po upływie okresu wskazanego w lit. d dane są trwale usuwane zawsze po zakończeniu realizacji oraz na żądanie Klienta, a Usługodawca potwierdza ten fakt Klientowi.
Usługodawca (Procesor) zobowiązuje się do:
1. przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta;
2. zapewnienia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności;
3. wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zaprojektowanych w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych określonych w RODO oraz ochrony praw osób, których dane dotyczą;
4. przestrzegania warunków korzystania z usług podprocesorów;
5. wspierania Klienta w realizacji obowiązków związanych z prawami osób, których dane dotyczą;
6. wspierania Klienta w zapewnieniu zgodności z art. 32-36 RODO;
7. usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu przetwarzania;
8. udostępnienia Klientowi informacji niezbędnych do wykazania zgodności z RODO.
Usługodawca wdraża środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania zgodnie z art. 32 RODO, w szczególności:
1. szyfrowanie plików zawierających dane osobowe;
2. kontrolę dostępu do danych;
3. szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych;
4. wykonywanie kopii zapasowych;
5. prowadzenie rejestru incydentów bezpieczeństwa.
Podpowierzenie:
1. Klient udziela Usługodawcy generalnej zgody na korzystanie z podprocesorów w zakresie usług kurierskich, logistycznych i informatycznych (operatorzy pocztowi, firmy kurierskie, hosting, usługi chmurowe).
2. Usługodawca zapewnia, że każdy podprocesor przyjmuje na siebie obowiązki równoważne obowiązkom Usługodawcy wynikającym z niniejszego Regulaminu.
3. Lista stałych podprocesorów jest dostępna na żądanie Klienta. Klient ma prawo zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec powierzenia danych nowemu podprocesorowi w terminie 7 dni od otrzymania informacji.
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Usługodawca informuje Klienta niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od powzięcia informacji o naruszeniu, przekazując co najmniej:
1. opis incydentu i jego charakter;
2. kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą;
3. możliwe konsekwencje naruszenia;
4. zastosowane lub planowane środki zaradcze;
5. dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej.
Jeśli informacji, o których mowa w ust. 6, nie da się udzielić w tym samym czasie, Procesor ma obowiązek ich udzielać Administratorowi sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
Klient ma prawo przeprowadzić audyt zgodności przetwarzania danych z niniejszym Regulaminem i RODO po uprzednim powiadomieniu Usługodawcy co najmniej 7 Dni Roboczych wcześniej. Audyt przeprowadza się w sposób nienaruszający tajemnicy przedsiębiorstwa Usługodawcy i bezpieczeństwa danych innych klientów. Koszty audytu ponosi strona inicjująca.
Usługodawca nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych bez uprzedniej pisemnej zgody Klienta.
Klient, jako Administrator Danych Osobowych, ponosi pełną odpowiedzialność za:
1. legalność pozyskania i przetwarzania danych osobowych zawartych w Bazie Adresowej;
2. posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej do przekazania danych Usługodawcy;
3. realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą;
4. zgodność przetwarzania z przepisami RODO.
Usługodawca nie jest zobowiązany do weryfikacji legalności pozyskania danych osobowych przez Klienta.

§10. REKLAMACJE

Klient jest zobowiązany do niezwłocznego sprawdzenia otrzymanego towaru/usługi. Reklamacje należy zgłaszać w terminie 7 Dni Roboczych od dnia dostawy lub realizacji Usługi.
Reklamacje należy zgłaszać w formie pisemnej lub dokumentowej na adres e-mail: biuro@bigthing.pl. Zgłoszenie reklamacyjne powinno zawierać:
1. dane identyfikacyjne Klienta i numer Zamówienia;
2. szczegółowy opis niezgodności lub wady;
3. dokumentację fotograficzną (jeśli dotyczy);
4. żądanie Klienta (naprawa, wymiana, obniżenie ceny, inne).
Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 31 dni od dnia otrzymania kompletnego zgłoszenia reklamacyjnego i informuje Klienta o swoim stanowisku w formie dokumentowej.
W przypadku reklamacji wymagających dodatkowych czynności wyjaśniających, konsultacji z podwykonawcami, producentami, operatorami kurierskimi lub analiz technologicznych, Usługodawca może jednorazowo lub wielokrotnie przedłużyć termin rozpatrzenia reklamacji, o czym poinformuje Klienta wraz z podaniem przyczyny przedłużenia oraz przewidywanego czasu potrzebnego na zakończenie postępowania reklamacyjnego. Przedłużenie terminu nie stanowi nienależytego wykonania umowy, jeżeli wynika ze specyfiki zgłoszenia lub przyczyn niezależnych od Usługodawcy.
Reklamacje uważane są za rozpatrzone po przesłaniu Klientowi odpowiedzi na reklamację na wskazany adres e-mail.
Reklamacji nie podlegają:
1. różnice między Wizualizacją a produktem końcowym wynikające z przyczyn wskazanych w §7 ust. 5;
2. wady i błędy wynikające z materiałów zaakceptowanych przez Klienta;
3. uszkodzenia powstałe w transporcie (reklamacje należy kierować do firmy kurierskiej),
4. niezadowolenie z działań lub zaniechań influencerów/odbiorców końcowych.
Reklamacje dotyczące uszkodzeń przesyłek w transporcie należy zgłaszać bezpośrednio firmie kurierskiej zgodnie z jej regulaminem. Usługodawca wspiera Klienta w procesie reklamacyjnym poprzez udostępnienie niezbędnej dokumentacji.
Klient zobowiązuje się poinformować odbiorców końcowych (w szczególności influencerów) o konieczności:
1. sprawdzenia przesyłki przy odbiorze,
2. wykonania zdjęć uszkodzenia wraz z opakowaniem,
3. sporządzenia protokołu szkody z kurierem lub zgłoszenia szkody do przewoźnika w terminie 24 godzin od doręczenia.
Warunkiem rozpatrzenia reklamacji szkody transportowej jest przekazanie przez Klienta dokumentacji fotograficznej i protokołu szkody lub potwierdzenia zgłoszenia szkody przewoźnikowi.
Brak dokumentacji ze strony odbiorcy końcowego oznacza brak możliwości złożenia reklamacji u przewoźnika i skutkuje uznaniem, że towar został doręczony w stanie nieuszkodzonym.
W przypadku braku spełnienia obowiązków wskazanych powyżej ponowna wysyłka, wymiana lub rekompensata może zostać wykonana wyłącznie na koszt Klienta.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody transportowe, jeśli odbiorca końcowy nie dopełnił czynności wymaganych przez przewoźnika, w tym nie sporządził protokołu szkody przy odbiorze.
W relacjach pomiędzy Usługodawcą a Klientem, który jest przedsiębiorcą, strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne produktów oraz usług, z wyjątkiem przypadków, w których Usługodawca zataił wiedzę o wadzie przekazanego produktu. Z zastrzeżeniem powyższego, strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi za wady fizyczne i prawne produktów.

§11. PŁATNOŚCI

Płatność za Usługi następuje na podstawie faktury VAT wystawionej przez Usługodawcę.
Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że strony ustaliły inny termin.
Usługodawca może uzależnić realizację Zamówienia od wpłaty zaliczki lub przedpłaty w wysokości do 100% wartości Zamówienia. Wysokość zaliczki jest określana w Ofercie.
Płatności realizowane są przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze.
W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca jest uprawniony do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
W przypadku opóźnienia w płatności przekraczającego 7 dni Usługodawca ma prawo wstrzymać realizację bieżących i przyszłych Zamówień do czasu uregulowania zaległości.
Cena określona w zaakceptowanej Ofercie stanowi stałą zryczałtowaną cenę za wykonanie Zamówienia, obejmującą wszystkie koszty wskazane w Ofercie. Cena nie zawiera podatku VAT, który zostanie doliczony według obowiązującej stawki.
Zmiana ceny po akceptacji Oferty jest możliwa wyłącznie w przypadku:
1. zmiany zakresu Zamówienia na wniosek Klienta;
2. istotnej zmiany kosztów materiałów lub usług zewnętrznych (powyżej 10%), o której Usługodawca poinformuje Klienta przed realizacją.

§12. ROZWIĄZANIE WSPÓŁPRACY

Zamówienie uważa się za zakończone z chwilą:
1. dostarczenia produktów i usług oraz dokonania pełnej płatności;
2. przekazania Raportu (w przypadku Wysyłek Influencerskich);
3. rozpatrzenia ewentualnych reklamacji.

Klient może odstąpić od Zamówienia przed rozpoczęciem jego realizacji. W przypadku odstąpienia po rozpoczęciu realizacji Klient zobowiązany jest do pokrycia kosztów poniesionych przez Usługodawcę do momentu odstąpienia.
Usługodawca może odstąpić od Zamówienia w przypadku:
1. opóźnienia w płatności zaliczki przekraczającego 14 dni;
2. braku współpracy ze strony Klienta uniemożliwiającego realizację;
3. naruszenia przez Klienta istotnych postanowień Regulaminu.
W przypadku odstąpienia od Zamówienia:
1. Usługodawca zwraca Klientowi wpłaconą zaliczkę pomniejszoną o koszty poniesione do momentu odstąpienia;
2. Klient zobowiązany jest do zapłaty za zrealizowaną część Zamówienia.
W przypadku współpracy o charakterze ciągłym każda ze stron może wypowiedzieć współpracę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, złożonego w formie dokumentowej.
Po zakończeniu współpracy:
1. Usługodawca usuwa lub zwraca Klientowi powierzone dane osobowe zgodnie z §9;
2. strony rozliczają wzajemne zobowiązania finansowe;
3. postanowienia dotyczące poufności, odpowiedzialności i ochrony danych osobowych pozostają w mocy.

§13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz RODO.
Wszelkie spory wynikłe z realizacji Usług będą rozstrzygane polubownie. W przypadku braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia i uzgodnienia między stronami wymagają formy dokumentowej (e-mail) pod rygorem bezskuteczności, chyba że Regulamin lub przepisy prawa wymagają formy szczególnej.
W przypadku, gdy którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Strony zobowiązują się zastąpić nieważne postanowienie postanowieniem ważnym, najbliższym celowi postanowienia zastępowanego.
Regulamin wraz z zaakceptowaną Ofertą i ewentualnymi załącznikami stanowi całość porozumienia między stronami w zakresie danego Zamówienia i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia ustne lub pisemne dotyczące tego samego przedmiotu.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania na stronie internetowej www.bigthing.pl. Zmiany nie dotyczą Zamówień przyjętych do realizacji przed wejściem w życie zmian.
Strony zobowiązują się do zachowania w poufności warunków współpracy, w szczególności cen i specyfikacji Zamówień, przez cały okres współpracy oraz przez okres 2 lat po jej zakończeniu, chyba że ujawnienie informacji jest wymagane przepisami prawa.
Klient nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z Zamówienia na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 08.01.2026 r.

THE BIG THING S.C. PAWEŁ KORDYŚ MAREK KIWER

ul. Oboźna 31/3, 30-011 Kraków
NIP: 6772435706
REGON: 380566879
E-mail: biuro@bigthing.pl
Telefon: 697671850, 607315611 +
www.bigthing.pl

Oświadczenie Klienta:

Oświadczam, że zapoznałem/am się z niniejszym Regulaminem świadczenia usług THE BIG THING S.C. PAWEŁ KORDYŚ MAREK KIWER, rozumiem jego treść i akceptuję wszystkie jego postanowienia bez zastrzeżeń.

Data: ____________________

Nazwa firmy (Klient): ____________________

Imię i nazwisko osoby upoważnionej: ____________________

Stanowisko: ____________________

Podpis: ____________________