Obsługa konferencji w hotelu lub obiekcie konferencyjnym to w naszym rozumieniu długi proces wymagający dobrego planu. Obsługa konferencji rozpoczyna się od pomysłu na wydarzenie, a kończy z rozliczaniem projektu. Pomiędzy jest zwykle kilka miesięcy i setki, o ile nie tysiące maili, telefonów, ustaleń i umów. To jeden z eventów, nad którym organizator pracuje najdłużej. Nasza pomoc możliwa jest na każdym z etapów lub wyłącznie w jego wąskim wycinku.
- Obsługa konferencji to planowanie, planowanie i jeszcze raz planowanie. To mnóstwo połączonych ze sobą wspólnym celem zadań, które są rozłożone w czasie, często na wiele miesięcy. Tu liczy się strategia.
- Obsługa konferencji w hotelu obiekcie konferencyjnym wymaga sprawnego zarządzania zasobami ludzkimi — wykonawcami, podwykonawcami. Tu liczą się umiejętności komunikacyjne i usprawnianie przepływu informacji.
- Obsługa konferencji to także trzymanie się scenariusza. Realizowanie go krok po kroku i pomysł na każdą z alarmowych sytuacji opracowany z wyprzedzeniem.
- Obsługa konferencji to taka organizacja wydarzenia, która pozwala fundatorowi wykorzystać czas eventu w celach biznesowych. I nie chodzi tu wyłącznie o zwiększenie rozpoznawalności. Jeśli zaangażujesz swój zespół w organizację, nie będziecie mieli czasu na networking, nawiązywanie kontaktów. To coś, do czego bardzo przykładamy uwagę: kiedy my dbamy o planowy przebieg wydarzeń, Ty, jako organizator zyskujesz czas na budowanie relacji. Możesz się na tym skupić i zaangażować całkowicie.
- Obsługa techniczna konferencji to w końcu także ściąganie problemów z głowy organizatora. Problemy pojawiają się zawsze, gdy jednocześnie jest dużo ludzi i zadań. Jako eksperci z doświadczeniem szybko odnajdujemy rozwiązania problemów, często korzystamy z gotowych, sprawdzonych patentów.
- Zewnętrzna obsługa techniczna konferencji ma realny wpływ na to jak wydarzenie oceniane jest przez uczestników, partnerów i przez media. To także decydujący element oceny organizatora, który wpływa na chęć podjęcia współpracy biznesowej.
Obsługa techniczna konferencji
The Big Thing to profesjonalne wsparcie obsługi konferencji w hotelach i obiektach konferencyjnych, a także online lub w formie hybrydowej. W zakresie, który sam wybierzesz. Od kompleksowej, wielomiesięcznej współpracy, po konkretne działania na wyznaczonym odcinku.
- całościowa organizacja
- pomoc przy organizacji konferencji
- offline
- online
- hybrydowe
- wizja lokalna z zaopiniowaniem hotelu
- system rejestracji sprzężony z aplikacją mobilną
- organizacja recepcji
- welcome packi
- noclegi i transfery
- kontakt z prelegentami — przejęcie całej komunikacje
- konsultacje dotyczące prezentacji
- pilnowanie deadlinów i wymagań technicznych prelegentów
- branding
- konsultacje scenariuszowe
- realizacja scenariusza
- koordynacja tworzenia materiałów audiowizualnych
- kontakt ze sponsorami — egzekucja świadczeń sponsorskich
- tworzenie planów przestrzennych sali głównej, przestrzeni dodatkowych, networkingowych,
- chilloutowych
- technika sceniczna (oświetlenie, multimedia nagłośnienie)
- oświetlenie architektoniczne
- scenografia
- identyfikacja kierunkowa
- druki ulotne
- dobór prowadzących i mówców motywacyjnych / gości specjalnych
- catering — pomoc w wyborze firmy i formy, koordynacja działania
- Inspicjentura sceny — przeprowadzenie prób, koordynacja
Obsługa konferencji w hotelu
Długie doświadczenie w branży pozwala nam się świetnie poruszać wśród możliwości dotyczących konferencyjnego venue. Znamy obiekty w całej Polsce — ich mocne i słabe strony, bazę noclegową. Wiemy z kim łatwo się negocjuje, jakie upusty wchodzą w grę, a nawet, w której części hotelu zawodzi Wi-Fi. Podążamy za trendami, wiemy które miejsca stają się modne, a które to jeszcze nieodkryte przez mainstream perełki. Potrafimy świetnie dopasować hotel do klimatu i tematyki konferencji.
Consulting
Chcesz podjąć próbę samodzielnego zorganizowania obsługi technicznej konferencji? Możesz skorzystać z naszego doradztwa. Z przyjemnością weźmiemy udział w Twojej firmowej burzy mózgów, zaopiniujemy wszelkie pomysły, wybór miejsca i podwykonawców, przejrzymy harmonogramy. Nasza wiedza pozwoli Ci dobrze przygotować się na to co zaplanowałeś, ale też na wiele z niespodzianek, które mogą pojawić się podczas realizacji planu.
Obsługa konferencji — szkolenia
Być może w szeregach Waszej firmy są osoby o kompetencjach predestynujących do pracy przy organizacji konferencji. Być może te osoby mogą wykonywać wiele zadań samodzielnie, po uprzednim przeszkoleniu. Naszym know-how dzielimy się na kilka sposobów. Obok usług consultingowych znajdują się także szkolenia dla grup lub osób indywidualnych, które pomagają zarządzać skomplikowanym projektem, jakim jest organizacja konferencji
Obsługa konferencji?
Zadzwoń i porozmawiaj z nami o Twoich oczekiwaniach dotyczących zakresu i charakteru współpracy z nami przy organizacji Twojej imprezy.